仕事に使える文章の書き方

いまや職場ではひとり一台パソコン支給は当たり前の時代。それまでパソコンをほとんど触ったことのない人も、メールや書類作成などを当たり前のようにできなければいけませんから大変なものです。今回は仕事に使える文章の書き方やコツをまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。

パソコンもソフトも全ての機能を覚える必要はない

若いときからパソコンを扱っている人ならいろいろな機能を使いこなせるため汎用性も高いはずです。しかしある程度年をとってから新しいものを覚えるのは難しいもの。さらにパソコンやパソコンソフトは機能が充実しているので、自分の手にあまると感じてしまいがちです。

しかし実際には、これら全ての機能を覚える必要はないのです。むしろ全ての機能を知っている人はごくわずか。自分が普段使う機能さえ覚えておけば、普段の仕事に支障はないのです。もし仕事に応じて新しい機能を覚えなければならないのなら、その都度調べれば良いだけのこと。疑問に思ったときはインターネット上で情報を探せばいくらでも見つけられる時代ですから、まずは積極的にパソコンのキーボードを使って文章を書いてみるのがいいでしょう。

オイシイ文章はぜひ参考にしよう

インターネット上には「面白いな」「これは良い響きだな」と思えるようなフレーズを使った文章もたくさんあります。どのような文章に感動するかは個人差がありますが、自分が良いと思ったものはぜひ参考にし、自身の書く文章にも使ってみましょう。著作権等が関係しているものはそのまま使うわけにはいけませんが、アレンジを加えるなどして応用できます。場合によっては、参考となる文章が書かれているサイトを紹介してリンクするのもいいでしょう。文章だけでなく、メールやエクセル表など、仕事でよく使うようなものは「ひな形」を作って再利用すれば、何度も新規に作る必要がなくなり便利です。

ビジネス文章と個人の文章を混合させない

最近は個人のツイッターやフェイスブックで仕事場の話を持ち出したり、愚痴を書いたりするケースが目立ちます。しかし個人が特定されるような内容であったり、社外秘の内容であったりすればたちまち大きな問題となり、最悪の場合は仕事がつづけられなくなることもあります。どうしても愚痴を書かなければストレスがたまってしまうと言うことなら、ネットを使わずに日記など他人の目に触れないものにかえてみるのもいいでしょう。仕事とプライベートの文章は区別して扱い、混合させないようにすることでトラブル回避につながります。

情報化社会の今では、仕事に使える文章のネタは世の中にたくさん出回っています。ぜひ積極的にそれら情報を収集し、自分オリジナルの「仕事に使える文章」をたくさん用意してみましょう。

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